Effektiva medarbetarsamtal

Medarbetarsamtal är ett av chefens viktigaste verktyg för att styra och utveckla verksamheten samt för att leda medarbetaren mot de uppsatta målen vad avser företagets affärsidé och övergripande mål.
addSammanfattning

Medarbetarsamtalet syftar till att utveckla verksamheten och är en viktig del i medarbetarens utveckling i arbetet. Det utgör också ett verktyg för att skapa samförstånd samt för att styra, utveckla och förändra organisationen genom medarbetarna. Andra namn på sådana samtal är utvecklingssamtal och PU-samtal.

Man brukar skilja på medarbetarsamtal och lönesamtal genom att medarbetarsamtal i huvudsak är framåtsyftande. Lönesamtal är en uppföljning av måluppfyllelse och bedömning av prestation, d v s en check bakåt.

Medarbetarsamtalen bör inte innehålla löneförhandlingar och inte heller vara ett forum där man som chef tar upp negativa saker som kommer som en överraskning för medarbetaren. Oegentligheter, misskötsel o s v ska tas upp direkt när de sker, och inte sparas till medarbetarsamtalet. Här kan du läsa mer om s k svåra samtal. Givetvis kan man i medarbetarsamtalet samtala om brister eller annat som inte fungerar bra, men då ska det vara sådant som är tidigare känt och som man arbetar med och har en plan för.

Chefen bör under resten av året planera in regelbundna, kortare uppföljningssamtal, där chef och medarbetare gemensamt följer upp de mål som sätts i medarbetarsamtalet.

Grund för kompetenskartläggning

Medarbetarsamtal kan även användas som grund när arbetsgivaren gör en kompetenskartläggning. Medarbetaren kan exempelvis själv eller i dialog med chefen skatta sin kompetens. Utifrån denna kompetenskartläggning kan tydliggöras vad medarbetaren behöver utveckla för att uppfylla sin nuvarande roll, vilket brukar kallas för rolluppfyllnad. Man kan även kartlägga vilka kompetenser medarbetaren saknar och behöver utveckla för att uppfylla en eventuell framtida roll. 

Följ ett bestämt årshjul

Fördelen med att genomföra samtalen vid samma tidpunkt årligen är att man lättare kan samordna organisationens affärsplan och övergripande mål med medarbetarnas individuella mål. Det ger en starkare målstyrning och ett ökat fokus på företagets strategi, så att alla vet riktningen. Det ska löpa en röd tråd mellan företagets mål och medarbetarnas mål!

Andra fördelar är att man får en kartläggning av kompetensutvecklingsbehoven och kan koordinera utbildningsinsatser. Det underlättar dessutom planeringen om alla parter vet när i tiden samtalen ska ske.  

Utbilda chefer

En av de viktigaste anledningarna till att många inte lyckas med medarbetarsamtalen är att inte ledarna har tillräcklig utbildning på att genomföra denna typ av samtal. Ett vanligt misstag är att chefen själv pratar för mycket, inte ställer öppna frågor eller inte lyssnar aktivt. Det är viktigt att ledare får möjlighet att träna sig på att hålla medarbetarsamtal, för att kunna blir bättre på att hålla samtal med hög kvalitet.

Det är också viktigt med en tillitsfull relation mellan chef och medarbetare, så att man kan ha en öppen och ärlig kommunikation och feedback. Utan träning eller med bristande förberedelser kan samtalen lätt reduceras till en trevlig pratstund men utan någon egentlig värdeskapande nytta för någon av parterna.

Utbilda och informera medarbetare

Medarbetarna behöver information och utbildning om syftet med samtalen, hur de kan själva kan förbereda sig och vad de kan förvänta sig av sin chef. Be medarbetaren att förbereda sig och gärna ta med sig egna förslag på mål baserade på företagets/avdelningens mål för kommande period. Det ger medarbetarna möjlighet att påverka både sin egen och företagets utveckling.    

Tio tips för effektiva medarbetarsamtal!

- Boka i god tid. Avtala tid minst sju dagar i förväg. Informera också på personalmöten om samtalen och syftet med dem. Dela i förväg ut en mall med de frågeställningar som ska tas upp i samtalet.  

- Var förberedd. Det är viktigt att båda parter är förberedda. Tänk igenom vad du vill ta upp i samtalet och i vilken ordning det ska komma. Fokusera på just den medarbetare som du ska träffa ­– på vad medarbetaren har för arbetssituation och arbetsuppgifter samt hur hen utför dem.

- Säkerställ ostördhet. Se till att ni kan samtala ostört. Ingen dator eller mobil på! Se till att både starta och avsluta samtalet på angiven tid.

- Välj neutral plats. Man bör inte vara på chefens kontor. Förlägg gärna samtalen till en annan plats/annat rum än den vanliga miljön. Det gör att medarbetarsamtalet skiljer sig från andra samtal.  

- Inled samtalet genom att hälsa medarbetaren välkommen och ge hen tillfälle att landa mentalt på just detta samtal. Klargör praktiska frågor och ramar för samtalet.

- Klargör kopplingen mellan verksamhetens mål/avdelningens mål och medarbetarens mål. Tydliggör medarbetarens bidrag till helheten och på vilket sätt medarbetarens mål bidrar till att verksamheten når de övergripande målen.  

- Utgå från samtalsmallen som medarbetaren i förväg tagit del av. Exempel på mall för medarbetarsamtal hittar du här

- Ge medarbetaren utrymme under samtalet. Ställ så öppna frågor som möjligt och var närvarande, lyssna aktivt. Låt medarbetaren ta upp egna frågeställningar/samtalsämnen. Låt gärna medarbetaren summera samtalet för att säkerställa att ni uppfattat likadant.

- Handlingsplan. Medarbetarsamtalen bör resultera i en handlingsplan. Det är bra om både chef och medarbetare skriver under handlingsplanen, för att säkerställa att man uppfattat samtalet och målen på samma sätt. Båda bör sedan på ett enkelt sätt ha tillgång till handlingsplanen, så att man kan gå tillbaka och följa upp det man kommit överens om.

- Utvärdera samtalet. Vad fungerade bra och vad kan utvecklas/förändras?  

Skapa ett gratis konto på Ledare.se

Med ett konto hos oss kan du enkelt samla dina favoriter (artiklar, temasidor, webinar), använda våra steg-för-steg guider, se explainervideos och bli uppdaterad på nyheter som är viktiga för dig! 

Registrera dig