Preboarding

Preboarding är den del av onboardingprocessen som löper från att anställningsavtalet är signerat till och med första anställningsdag.
addSammanfattning
En onboardingprocess kan med fördel påbörjas redan när anställningsavtalet är signerat. Den del av processen som omfattar tiden från att anställningsavtalet är signerat till och med första anställningsdag kan kallas för preboardingfasen.

En systematisk preboardingfas förkortar i regel tiden tills den nya medarbetaren är fullt introducerad hos den nya arbetsgivaren.

Känslig period

Den tiden från att medarbetaren signerat anställningsavtalet tills att hen faktiskt börjar kan vara en känslig period. I vissa fall är denna tid så lång som tre månader, vilket kan göra att man inte längre har samma återkommande kontakt som oftast kännetecknar rekryteringsprocessen.

Under denna tid kan en mängd händelser inträffa som gör att den blivande medarbetaren inte längre är lika övertygad om att byta arbetsgivare. Medarbetaren kan exempelvis drabbas av eftertanke och tvivel när den första upprymdheten av att ha tackat ja till ett nytt arbete eventuellt lagt sig. En form av sorg på grund av separationen från arbetsgivaren och kollegor kan infinna sig. Den gamla arbetsgivaren kanske även erbjuder nya arbetsuppgifter, nytt uppdrag eller högre lön för att få medarbetaren att stanna kvar. I denna känsliga fas kan alltså en medveten preboarding bidra till att få medarbetaren att känna att hen fattat rätt beslut.

Detta skede kan också vara känsligt ur den synvinkeln att den blivande medarbetaren kanske har befunnit sig i flera olika rekryteringsprocesser hos olika arbetsgivare. Om ett nytt erbjudande om arbete – som kanske verkar mer lockande – dyker upp under denna tid är det större sannolikhet att medarbetaren tackar ja till denna om man inte känner lojalitet. Har man redan börjat bygga lojalitet och tillhörighet med den nya arbetsgivaren är risken mindre att medarbetaren avbryter anställningen.

Preboardingfasen kan även kännetecknas av att den nya medarbetaren är mycket motiverad att påbörja sin nya anställning. En aktiv preboarding tillvaratar då den nya medarbetarens motivation.

Involvera kollegor och utse fadder

En onboardingprocess blir ofta mer effektiv om kollegor är involverade i processen redan under preboardingfasen. Det är viktigt att alla prioriterar och ser värdet av ett gott mottagande av den nya medarbetaren. Människor som är delaktiga – och är med och äger frågan – känner oftast större ansvar. Att blivande kollegor involveras i processen bidrar således till ökat ansvarstagande och medvetenhet då den nya medarbetaren ska introduceras.

En fadder – eller mentor om det är en ny chef – bör avsätta tid för den nya medarbetaren. Under preboardingfasen bör en fadder eller mentor utses som också kan avsätta tid och vara behjälplig under medarbetarens första tid.

Lära känna arbetsgivare och kollegor

Det kan upplevas som en bättre första arbetsdag om den nya medarbetaren börjat lära känna kollegor innan, t ex genom att luncha tillsammans eller medverka på planeringsdagar eller kick-off. Dock måste man respektera att den nya medarbetaren kanske har mycket att avsluta hos tidigare arbetsgivare – hen måste ges tid och möjlighet att avsluta snyggt.

Genom att göra skicka välkomstmaterial och information innan kan medarbetaren börja lära känna arbetsgivaren.

Att göra exempelvis företagets intranät eller personalhandbok tillgängligt under preboardingfasen underlättar också socialiseringen till den nya arbetsgivaren. Man även skapa en särskild välkomstsajt där nya medarbetare exempelvis kan ta del av information eller chatta med blivande chef och kollegor.

Färdigställa arbetsplats och planera introduktionsprogram

Under tiden fram tills den anställde börjar bör användas på ett effektivt sätt. En färdig arbetsplats dag ett bidrar till – utöver att ge ett professionellt intryck – till att medarbetaren kan komma i arbete snabbare.

Under denna period bör man även fastställa ett introduktionsprogram, som kan presenteras för den nya medarbetaren innan hen börjar. Förslag på introduktionsprogram hittar du här. Exempelvis kan introduktionsmöten bokas in med nyckelpersoner, som ofta kan vara mycket uppbokade.  

Skapa ett gratis konto på Ledare.se

Med ett konto hos oss kan du enkelt samla dina favoriter (artiklar, temasidor, webinar), använda våra steg-för-steg guider, se explainervideos och bli uppdaterad på nyheter som är viktiga för dig! 

Registrera dig