Offboarding – viktigt med ett bra avslut

Arbetsmarknaden i dag är snabb och rörlig och det är naturligt att ha en viss personalomsättning i sin verksamhet. Oavsett skälet till att en anställning avslutas är det viktigt att ha en väl fungerande och smidig offboardingprocess

Arbetsmarknaden i dag är snabb och rörlig och det är naturligt att ha en viss personalomsättning i sin verksamhet. Oavsett skälet till att en anställning avslutas är det viktigt att ha en väl fungerande och smidig offboardingprocess. 
 
Vid avslut av anställningar är det en rad lagar och regler som träder in, exempelvis ska semesterersättning betalas ut och i vissa fall ska medarbetare informeras om företrädesrätt.

En välstrukturerad offboardingprocess minskar risken att man som arbetsgivare missar sina arbetsrättsliga skyldigheter. Men en välfungerande process kan även vara viktig för arbetsgivaren rent ekonomiskt. Att exempelvis missa att avsluta mobilabonnemang, sjukförsäkringar eller andra förmåner i tid kan bli kostsamt för företaget. Även ur säkerhetsaspekt är det viktigt att säkerställa en strukturerad offboarding. Medarbetare som slutat ska inte längre ha tillgång till kundregister, nätverk och nycklar etc.

Påverkar arbetsgivarvarumärket

Lika viktigt som att göra en bra introduktion är det att se till att medarbetaren får ett bra avslut, både för arbetsgivaren men även för den som lämnar. Hur företagets anställda påverkar arbetsgivarvarumärket benämns ofta som employee branding. Vad många kanske inte tänker på är att även medarbetare som lämnat företaget är med och bidrar till arbetsgivarvarumärket. 

Avslutet präglar till stor del den uppfattning och känsla som medarbetaren bär med sig från arbetsplatsen. De som lämnar med en positiv bild och pratar gott om sitt förra jobb blir ambassadörer för arbetsgivaren.

Att säga upp medarbetare kan vara en av de svåraste uppgifter som en chef har. Här kan du läsa mer om vad man kan tänka på vid uppsägning av anställda.

I vissa fall kommer arbetstagarens egna uppsägning närmast som en chock för närmaste chef, och det kan då vara svårt att hantera situationen professionellt. Detta gäller i synnerhet när det är medarbetare man verkligen vill behålla eller som man satsat mycket på. Ett gott ledarskap innebär att såväl förstå som glädjas över att medarbetaren får nya möjligheter både i och utanför verksamheten. 

Att försöka få tillbaka medarbetaren genom att erbjuda t ex högre lön eller andra arbetsuppgifter är av erfarenhet en kortsiktig lösning i de situationer medarbetaren verkligen vill göra något annat. Här är viktigt med fokus istället på en god offboardingprocess, så kanske medarbetaren efter några år utanför organisationen väljer att komma tillbaka.

Boomeranger och alumniverksamhet

Det har under senare år blivit ett ökat fokus på tidigare anställda i såväl arbetet med employer branding som i rekryteringsprocesser. Det har blivit allt vanligare att arbetsgivare satsar målmedvetet på att återrekrytera tidigare anställda, s k "boomeranger".

Det kan vara väldigt positivt för arbetsgivaren att medarbetare kommer tillbaka med nya erfarenheter och utökad kompetens, antingen i liknande roll eller i en annan. En stor fördel är att tiden för onboarding reduceras avsevärt, då de anställda redan har de grundläggande organisatoriska kunskaperna samt känner till normer, värderingar och företagskultur. 

Ett sätt att underlätta återrekrytering kan vara att etablera en s k alumniverksamhet. Ett sådant nätverk kan vara positivt för tidigare anställda även i de väljer att inte komma tillbaka till arbetsgivaren. Ett alumninätverk kan exempelvis bidra till kompetensutveckling, både för befintliga och tidigare anställda. Det gör också att man känner fortsatt tillhörighet till den arbetsgivare man tidigare varit en del av. 

Tips för ett bra avslut!

  • Kom överens med medarbetaren hur och när ni ska kommunicera att hen slutar. För att minska risken för ryktesspridning är det dock bra att låta övriga medarbetare få veta det som fort som möjligt.
  • Informera om uppsägningstid, hur man får arbetsgivarintyg, tjänstgöringsbetyg mm.
  • Planera för överlämning av arbetsuppgifter och ansvarsområden till efterträdare.
  • Boka in ett avslutssamtal där ni följer upp anställningstiden och där medarbetaren får tillfälle att framföra synpunkter mm.
  • Ordna avtackning men stäm av med medarbetaren vad hen önskar.
  • Ge även medarbetaren möjlighet framföra åsikter anonymt. Det kan göras genom en enkätundersökning eller en avgångsintervju, som genomförs av annan än chef. Detta utgör ett verktyg för att utveckla arbetsplatsen.

Tydliga rutiner och utvärdering  

Processen effektiviseras genom att ha någon form av checklista och/eller systemstöd för vad som ska göras och vem som är ansvarig. Genom att reflektera över vad som gick bra respektive mindre bra samt utvärdera processen kan den hela tiden förfinas.

Avgångsintervjuer och enkäter

När medarbetare slutar är det värdefullt att ta tillvara deras synpunkter och erfarenheter. Genom att hålla i avgångsintervjuer eller genomföra enkätundersökningar får man en viktig återkoppling om verksamheten. Underlaget är värdefullt för att utveckla verksamheten, men det bidrar också till att medarbetare som slutar känner att deras återkoppling är viktig och blir tillvaratagen.

Syftet är att få synpunkter på företaget och dess ledarskap, personalpolitik, kompetensutveckling och liknande frågor. Inte minst får man reda på anledningen till att den anställde slutar, vilket kan bidra till att arbetsgivaren eventuellt kan genomföra åtgärder som minskar personalomsättningen. Den anställda kan även lämna synpunkter på hur hen uppfattade att företaget agerat i samband med själva uppsägningen.

I de fall som avgångsintervjuer hålls bör de göras av någon som inte varit den anställdes chef. Det är då större sannolikhet att man får en ärligare feedback från medarbetaren.

addAnvändbara checklistor/mallar

Skapa ett gratis konto på Ledare.se

Med ett konto hos oss kan du enkelt samla dina favoriter (artiklar, temasidor, webinar), använda våra steg-för-steg guider, se explainervideos och bli uppdaterad på nyheter som är viktiga för dig! 

Registrera dig

Skapa ett gratis konto på Ledare.se

Med ett konto hos oss kan du enkelt samla dina favoriter (artiklar, temasidor, webinar), använda våra steg-för-steg guider, se explainervideos och bli uppdaterad på nyheter som är viktiga för dig! 

Registrera dig