Anställd som underpresterar? Ta samtalet!

Att hantera en situation där en anställd inte levererar kan vara nog så knepigt – helst pratar vi ju om sådant som är bra och positivt. Men för att vara en bra ledare som tar ansvar för både verksamhet och personal är det nödvändigt att ingripa och inte låta saken bero.

Guide: Svåra samtal med anställda

 

Att vara tydligt gentemot den enskilda medarbetaren är A och O när det kommer till ledarskap. Det innebär att du ibland kommer att behöva ta samtal som kan upplevas som både obehagliga och svåra för den anställde såväl som för dig själv.

 

Om guiden add

I den här guiden har vi samlat praktiska punkter kring hur du förbereder dig, genomför och följer upp ett svårt samtal. 

Före samtalet add

Före samtalet

  • Välj en neutral plats för samtalet, gärna utanför arbetsplatsen

Att hålla samtalet helt utanför arbetsplatsen kan underlätta för att skapa distans och perspektiv till det som ska diskuteras. Den anställde slipper känna att hen blir ”inkallad till chefens kontor” och ni kan diskutera saken ostört från kollegor/medarbetare eller andra verksamhetsfrågor som pockar på uppmärksamheten.  

  • Förbered den anställde

Var tydlig när du kallar in till samtalet på vad du vill diskutera. Då får den anställde möjlighet att ställa in sig på detta. En människa som blir överraskad (av något som sannolikt kommer att upplevas som negativt) har lättare för att gå på defensiven – detta vill du inte!

  • Tänk igenom ditt budskap

Ha en tydlig idé kring vad du vill förmedla till den anställde. Försök att vara så konkret som möjligt när du beskriver vad som inte lever upp till förväntningarna. Exempel är alltid bra och flyttar dessutom fokus från känslor/bedömningar till fakta.

  • Kom på en bra inledning

Med en bra start bygger du förutsättningar för en god fortsättning! Ibland är faktiskt det svåraste att komma igång. Det är okej att vara nervös men om detta är en ovan situation för dig så kan du tjäna på att öva på inledningen före själva samtalet.  

Under samtalet add

Under samtalet

  • Använd jag-form framför du-form

Börja gärna meningarna med ”Jag har ett intryck av…” eller ”jag ser att…”. Försök att undvika att den anställda går i försvarsställning.

  • Håll dig till saken och fokusera på den under hela samtalets gång

Annars kan den anställde bli osäker på vad som egentligen var syftet med samtalet – och då kommer ni inte vidare med förbättringsarbetet. 

  • Förankra problemet hos den anställde

Var tydlig med att det inte är du som ledare som har ett problem – utan att ”problemet” ligger hos den anställde. Få hen till att förstå att ansvaret att förändras ligger hos denne. Få den anställde till att själva komma med förslag kring hur förändring/förbättring kan ske. 

  • Var samtidigt positiv

Till att du som ledare gärna vill hjälpa och stödja den anställde där det behövs och finns möjlighet till det! 

Beroende på hur den anställde reagerar kan samtalet lite olika riktningar – och det kan vara vettigt att förbereda sig på några olika scenarier. En möjlig utgång är att den anställde blir upprörd, ledsen och kanske beter sig illa mot dig. Då kan det vara läge att hålla sig kall och faktiskt låta den anställde få utlopp för lite frustration. Men tillslut behöver du landa i ”jag förstår att du är upprörd - men nu behöver du lugna dig så att vi kommer vidare. För vi vill ju lösa detta?”.

Om det ändå inte går så kan det vara läge att faktiskt avbryta samtalet och hitta en ny tidpunkt för fortsättning.

Efter samtalet add

Efter samtalet

Det är viktigt att ge personen i fråga möjlighet att förbättra sig – och det är därför även nödvändigt att ha en plan för vägen vidare. Vi rekommenderar att en uppföljningsplan upprättas efter det första samtalet. 

En sådan uppföljningsplan bör innehålla en beskrivning av

  • Vad problemet är
  • Vad som ska förbättras
  • Vilka åtgärder som ska genomföras och vem som ansvarar för dessa
  • Tidpunkt för ny utvärdering
  • Underskrift från bägge parter

Dokumentationen är viktig för att kunna se tillbaka om på om utvecklingen går åt rätt håll. Om situationen inte blir bättre – och andra åtgärder som varningar/uppsägning/avsked blir aktuella så är det även viktigt underlag i den typen av processer.

Skapa ett gratis konto på Ledare.se

Med ett konto hos oss kan du enkelt samla dina favoriter (artiklar, temasidor, webinar), använda våra steg-för-steg guider, se explainervideos och bli uppdaterad på nyheter som är viktiga för dig! 

Registrera dig